Zaman Yönetimi Nedir? Hepimizin hayatında bu derece kıymetli bir kavram olan zaman, ne yazık ki sınırlıdır. Yaşamımızı daha iyi hale getirmek, refah, zenginlik ve başarıya ulaşmak için bu kendi halinde akışı ynlendirmeye ya da yönetmeye ihtiyaç duyarız ve bu sebeple zaman yönetimi gereklidir. Aksi takdirde ciddi kayıplar dahi yaşayabiliriz. Çünkü zaman iyi değerlendirilmediği takdirde elimizdeki kaybetmemize dahi neden olabilir. Zaman yönetiminin kullanılması umuyoruz ki bir şekilde sizlere yardımcı olur.
Zaman Nasıl Yönetilir?
Bazen günün saatleri size yetmiyor gibi gelebilir. Zaman eksikliğinden yakınmak yerine zamanınızı iyi değerlendirmek için bu ipuçlarını kullanın. Zaman hepimiz için en kıymeti kavramdır. Yaşamımız süresince boşa harcandığında telafisi imkansız birkaç parametreden biri olduğu gibi, saklanabilme ya da biriktirilebilme gibi bir özelliği de yoktur. Ne yaparsak yapalım zaman akıp gider…
Peki, zaman nasıl yönetilir? Zaman plan yaparak yönetilir. Plan yapılmadığı sürece zaman düzgün bir şekilde yönetilemez. Planlı ve programlı olunduğunda zaman hiç bir şekilde boşa harcanmaz. Zaman yönetmek için kullanabileceğiniz en iyi yöntemlerden bir tanesi ajanda kullanmaktır. Hangi gün ne yapacağınızı ajandanıza yazmak zamanınızı doğru bir şekilde kullanmanızı sağlayacaktır. Ayrıca bir gün önceden bir gün sonrasınında planını yapabileceğiniz gibi, bir yıl içerisinde yapabileceklerinizi de ajandanıza yazabilrsiniz. Aşağıda sizler için zaman yönetimi teknikleri vereceğiz. Başta ilk zaman yönetimi olmak üzere, tüm teknikler kolaylıkla alışılabilecek yöntemlerdir. Bu yazımızda sizler için çeşitli kaynaklardan derlediğimiz zaman yönetimi teknikleri hakkında bilgiler sunuyoruz. Şimdi sizler için zaman yönetimini detaylandıralım:
Zaman Yönetimi Teknikleri
Zaman Yönetimi 1. İpucu: ‘’Post İt Kullanın’’ (Bu ipucu CEO onaylıdır)
Gün içinde görevlerinizi düzenleyebilmek için renkli post it kullanın. O gün yapmak istediğiniz her şeyi ‘’post it’’lere yazın ve gözünüzün önünde tutun. Böylece o gün yapmayı istediğiniz aktiviteler, görsel olarak önünüzde durur ve kendilerini daima hatırlatırlar.
Yapılacakları önceliklerine göre belirleyin ve sıra ile yazın. Böylece fiziksel olarak bir sonraki göreve geçmek için kendiniz motive edersiniz.‘’Post it’’leri takviminizin üzerinden tutun, böylece dikkatiniz dağılmadan bir sonraki aşamaya kolayca geçersiniz.‘’Post it’’ notları gözünüzün önünde olduğu sürece aciliyetlerini hissettirirler.‘’Post it’’lerin hareketli olması da bir başka avantaj sağlar.Siz gün içinde yerinizi değiştirirken onları da yanınıza alabilirsiniz. Söz gelimi mutfak masanıza ya da bilgisayarınızın üzerine ya da uçağa bindiğinizde ajandanıza yapıştırabilirsiniz.
Zaman Yönetimi 2. İpucu: Yataktan Her Gün Aynı Saatte Kalkın
Uyku sever bir insansanız bu konuda zorlanabilirsiniz. Yine de her gün aynı saatte uyanmak kesinlikle size zaman kazandırır. Etkili zaman yönetimi için bu ipucu gerçekten hayati önem taşır.Kendinizi her sabah aynı saatte uyanmaya alıştırırsanız, hafta sonraları da bu rutine uyarak, kendiniz için pek çok şey yapma fırsatı elde edersiniz.Ayrıca bilimsel olarak da kanıtlandığına göre, her gün uyumanız gereken 8 saatlik uyku süresinin aynı 8 saat olması, beyninize yapabileceğiniz en önemli iyiliklerden birisidir.Uyku düzeninizin bozuk olması vücut ritminizi bozar. Bunun sonucunda bilişsel aktiviteniz düşer. Verimliliğiniz azalır.
Zaman Yönetimi 3. İpucu: Aynı Anda Çoklu Görevler Yüklenmeyin
Yapmanız gereken pek çok şey olduğunda, aynı anda birkaç konuya konsantre olmak, bilgisayarda aynı anda birden çok pencere açmak, size hızlı ve verimli çalışma gibi gelse de, Stanford Üniversitesindeki bir araştırmaya göre aynı anda bir çok işle uğraşmak, hem dikkat dağınıklığına yol açıyor, hem de işlerin daha geç bitmesine neden oluyor.Araştırma sonuçlarına göre işleri tek tek ele alıp, sonuçlandırmak hem işlerin daha çabuk olmasını sağlar, hem de ortaya konan iş daha kaliteli olur.
Zaman Yönetimi 4. İpucu: İşlerinizin Ne Kadar Zamanda Sonuçlandığını Kayıt Altına Alın
İşlerinizin ne kadar sürdüğünü kayıt altına aldığınızda, günlük, haftalık ya da aylık işleriniz konusunda daha gerçekçi bir fikir edinirsiniz. Çalışma programınızı doğru olarak yürütebilmek için işe başladığınız ve bitirdiğiniz zamanı not edin.Böylece ileriye dönük görevlerinizi daha iyi planlayabilirsiniz. Bu yöntem sayesinde zamandan tam olarak nasıl faydalanacağınızı belirlersiniz. Ne için, ne kadar zaman gerektiğini bilirseniz programlarınız için daha gerçekçi bitiş tarihleri belirlersiniz, planlarınızı daha doğru yaparsınız.
Zaman Yönetimi 5. İpucu: Haftanın Her Günü İçin Ayrı Bir Tema Belirleyin
Böylece aynı gün içinde farklı konulara odaklanmak zorunda kalmadan, benzer temadaki işleri aynı güne yükleyerek çok daha verimli olabilirsiniz.Bu sayede konudan konuya geçerken zaman kaybetmezsiniz ve işlerinizi daha kolay organize edersiniz.
Zaman Yönetimi 6. İpucu: Aynı E-Maili 2 Kere Yazarak Zaman Kaybetmeyin.
Bunun yerine e-maillerinizi ‘’Taslaklar’’ bölümüne kaydederek şablon haline getirin. Böylece tekrar tekrar e-mail yazmazsınız ve ciddi boyutta zaman kazanırsınız. Fakat bunun yanında e-postaların kişisel özellikler taşımasının profesyonel yaşamda çok önemli olduğunu da unutmayın. Aradaki dengeyi kurun.
Zaman Yönetimi 7. İpucu: İşlerinizi Önceliklerine Göre Sıralayın
Çoğu kez standart yapılması gereken görevler ile acil görevleri karıştırabiliriz. Aciliyeti olan görevleri, alışkanlıkla standart işlerin arkasına atabiliriz.Fakat daha az önemli işlerin, daha önemli işlerin önüne geçmesi dikkatinizi dağıtır ve verimliliğinizi düşürür. Bu ayırımı yapmak her zaman sonuçların daha verimli olmasını sağlar. Ayrıca böyle bir yaklaşımla önemli işleri ertelememiş olursunuz. Birbirini takip eden önemli işlerin akış düzeni bozulmamış olur.Önemli görevlerin, ikinci hatta üçüncü plana atılmasına kesinlikle izin vermeyin. Bu görevlerin önem sırası size sağlayacağı faydalara göre belirlenmelidir. En önemli, en çok yarar sağlayacak işleri öne alın. Bu kadar fazla getirisi almadığını düşündüklerinizi ise daha sonraya bırakın.
Zaman Yönetimi 8. İpucu: Gününüzü Bir Gece Önceden Planlayın
Bir gün ya da gece önceden kıyafetlerinizi ayarlamak, önceden yemek satın almak, bir sonraki gün için önemli görevleri önem sırasına göre yerleştirmek, günün bitiminde sıkıcı gibi gelse de, ertesi gün için hem çok zaman kazanırsınız, hem de gün içinde ani karar değişiklikleri ile vakit kaybı/ hayal kırıklığı olmasını önlersiniz. Ne kadar az ani karar verirseniz, o kadar az yanlış yaparsınız. Ayrıca bir sonraki günün düzenlemesini, bir gece önceden yapmak ertesi sabah yataktan daha keyifli kalkmanızı sağlar. Bu yöntemin bir başka ek yararı da hiçbir zaman işe kalmayacak olmanızdır.
Zaman Yönetimi 9. İpucu: Cep Telefonunuzu Yatak Odanızın Dışında Bırakın
Uyurken beyniniz yaşamınızı anılarınızı algılarınızı düzenlemekle uğraşır. Bu nedenle ilk uyandığınız saatler, en verimli olduğunuz zaman dilimidir. Bu zamanı cep telefonunuza bakarak geçirmeyin. Bu saatler pek çok şey için yeni çözümler üretmeniz için en uygun zamandır. Etkili zaman yönetimi teknikleri arasında olmazsa olmaz maddelerden birisi de 9.ipucudur.Uyanmak için gerçek bir alarmlı saat kullanın. Cep telefonunuz mümkünse odanın dışında olsun, mümkün değilse en azından kolunuzun uzanamayacağı bir mesafede olsun.
Zaman Yönetimi 10. İpucu: Güne En Önemli İşinizi Yaparak Başlayın
Sabah ofise gider gitmez, güne en stratejik ve sizden başkasını yapamayacağı işlerle başlayın. Sabah ilk saatlerde e-postalara ya da sosyal medyada takılarak başlarsanız günün yarısını çöpe atarsınız.
Zaman Yönetimi 11. İpucu: Gereken Cevapları Mutlaka Verin Ama Acele Etmeyin
Güvenilir bir iletişim kaynağı olmanız önemlidir. Ancak herkesin her isteğine hemen yetişmeye çalışırsanız, sürekli onların programlarına uymak zorunda kalırsınız. Hem hedefinizden saparsınız hem de vereceğiniz cevabı tam düşünemeyeceğiniz için yanlışlık yapabilirsiniz.Çağrıları ve e-postaları cevaplamadan önce 24 saat beklemek en ideal yöntemdir. İnsanların isteklerini en öne alırsanız, kendi önceliğinizi ikinci plana atarsınız.Birisine hayır demek için uzun bir açıklama yapmak zorunda değilsiniz. Belirsiz olun, nazikçe hayır deyin sizi düşündüğü için karşınızdakine teşekkür edin. Hayır derken tereddüt etmenize gerek yok.
Zaman Yönetimi 12. İpucu: Bütün İşlerinizi Takviminize Yazın
Takviminizde masa temizliğinden öğlen yemeği seçiminize kadar her şeyi yazın. Önemsiz şeyleri bu görevler listesine yazmasanız, onları atlayabilirsiniz. Buradan kalan zamanınızı istediğiniz bir şeyi yapmak için kullanın. ( kitap yazmak vs.)Takvime yazdığınızda ertelemekten vazgeçersiniz. Bu yöntemle tahmininizden çok daha fazla şeyi gerçekleştirirsiniz
Zaman Yönetimi 13. İpucu: Gazete Okuyun
24 Saat boyunca haberler ile ilgilenmeyin. Haberler, internette duygularınızı hedef alır ve sizi oylayacak eğlence endüstrisinin önemli bir parçası olarak çalışır. Başkalarının hele hele eğlence sektöründeki kişilerin sizin düşüncelerinizi şekillendirmesine izin vermeyin. Bir gazete alın, onu okuyun ve daha sonra da haberler ait düşünceleri siz mi yoksa onlar mı oluşturuyor. Bunu sorgulayın.
Zaman Yönetimi 14. İpucu: Kendiniz İçin Yeni Bir Medya Arayın
Her gün aynı medyaya takılmayın. Üretken insanların günlük alışkanlıklarını deneyin. İnternette yeni şeyler arayın oyunlar, farklı kültürler, meditasyon yöntemleri, sanat eserleri, zanaat projeleri ne olursa olsun, yeni bir şeylere açılın. Bu sizi kültürel anlamda zenginleştirir ve veriminizi arttırır.
Zaman Yönetimi 15. İpucu: İşe Gidip Geldiğiniz Zamanı Değerlendirin
İşe nasıl giderseniz gidin, mutlaka yolda kaybettiğiniz bir zaman parçası var. Müzik çalıp camdan dışarıyı seyretmek yerine telefon konuşmalarınızı organize edebilirsiniz. Hızlı konferans görüşmeleri ayarlayabilirsiniz ya da katılmanız gereken programların son başvuru tarihlerini kontrol edebilirsiniz, işinize yararı olabilecek haberler öğrenip, iletebilirsiniz.
Önemli olan yukarıda verdiğimiz bu tekniklerden faydalanabilmenizdir. Ayrıca zaman yönetimini eğitiminizde de kullanabilirsiniz. Hem uzun hem de kısa vadeli zaman yönetimini kullanmak için bir şekilde bu verdiğimiz teknik bilgiler işinize yarayacaktır