Bu yazımızda mali mühür nedir? Nasıl başvuru yapılır ve nasıl alınır? Hangi amaçla kullanılır? e-imza ile farkları nelerdir? gibi soruların yanıtlarını sizler için bir araya getirdik. İşte, tüm merak edilen yönleri ile “Mali Mühür”…
Mali Mühür Nedir?
En basit tanımı ile mali mühür, bir firma tarafından kullanılan ve sahip olunan kaşenin, elektronik forma dönüştürülmüş halidir. Mali mühür, Tübitak bünyesinde yer alan Kamu SM (Kamu Sertifikasyon Merkezi) tarafından ilgili firmaya verilir.
Yani mali mühür; kurum, kuruluş, işletme ve tüzel kişiliklerce elektronik belge niteliğinde oluşturulacak faturalar ile diğer yasal belgelerin içeriğinin, bütünlüğünün ve kaynağının garanti altına alınması, elektronik ortam üzerinden muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortam üzerinde saklanması esnasında gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması amacı ile kullanılır.
Bir başka ifade ile mali mühür, kurumsal firmalar için geçerli olan “kurumsal e-imza” olarak da tanımlanabilir. Bu anlamda mali mühür, ilgili firmanın belirlenen yetkili ya da yetkililerinin denetimi altında kullanılır. Bu nedenle kurumun yetkililerinin değişmesi halinde kişisel bilgilerinin, Gelir İdaresi Başkanlığınca tespit edilen yöntemler ile bildirimi gerekir.
Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?
Tüzel kişiliğe sahip bir firma e-arşiv, e-fatura veya e-defter kullanmak istiyorsa, ilk olarak mali mühür başvurusunda bulunmalıdır.
Mali Mühür Sertifikası başvurusu ise Kamu SM’nin (Kamu Sertifikasyon Merkezinin) internet adresi olan https://mportal.kamusm.gov.tr adresi üzerinden yapılır. Bu sayfa üzerinden gerekli alanlar doldurulmak suretiyle başvuru gerçekleştirilir. Yapılan başvurudan sonra https://sanalpos.kamusm.gov.tr/index.jsf sayfası üzerinden ödemeler gerçekleştirilebilir. Ödemeler ayrıca Vakıfbank ya da Ziraat Bankası üzerinden de yapılabilir.
bu noktada unutulmaması gereken hususlardan biri ise alınan mali mühürün 3 yılda bir yenilenmesi gerekliliğidir. Yine eğer firma unvanında değişiklik olması durumunda da yeni unvanla birlikte tekrar mali mühür sertifikası başvurusu yapılması gerekir.
Mali Mühür Hangi Amaçla Kullanılır?
Mali mühür, elektronik ortamda düzenlenen belgelerin muhataplarına iletilmesi, bu belgelerin alınması ve de muhafaza edilmesi esnasında gizliliğin ve güvenliğin sağlanması amacıyla kullanılır. Bu anlamda mali mühür, kurum, kuruluş, işletme ve tüzel kişilikler tarafından e-belge olarak düzenlenecek her tür fatura ile diğer resmi nitelikteki evrakın kaynağının ve içeriğinin korunmasını sağlar. Yani bir başka ifadeyle ilgili firma tarafından mali mühür olmadan e-fatura düzenlenemez.
“Mali Mühür” ile “e-İmza” Arasındaki Fark Nedir?
E-İmza Sertifikası yani Nitelikli Elektronik Sertifika gerçek kişilere verilen ve ilgili gerçek kişinin e-belge imzalamak amacıyla kullanıldığı sertifikadır. Bu anlamda elektronik ortamdaki imza ( yani e-imza) yalnızca imza atan kişiyi temsil eder.
Mali Mühür Sertifikası ise, tüzel kişilere verilen ve de mali belgeleri (örneğin e-Fatura, e-irsaliye, e-Defter, e-Arşiv gibi) mühür altına almak amacıyla kullanılan sertifikadır.