Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi son zamanlarda en çok merak edilen bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Pandemi koşullarının yaşandığı bu dönemde de gerekliliği ve önemi kanıtlanmış bir sistem olarak görülüyor.
Bilgisayar ve teknolojinin yaygınlaşması nedeniyle artık haberleşme, iletişim ve hatta resmi iş ve işlemlerde e-posta yolu ile online olarak yapılabiliyor. Ve bu yol çok fazla insan tarafından tercih ediliyor. Buna bir de koronavirüs salgının eklenmesi ile şimdilerde ev ortamından neredeyse tüm işlemlerin yapılması da yetkililer tarafından özellikle tavsiye ediliyor.
Peki, bu kapsamda son yıllarda ülkemizde de uygulaması yaygınlaşan Kayıtlı Elektronik Posta sistemi nedir? Ne gibi avantajlar sağlar? Hangi kurumdan ve nasıl alınır? İşte tüm bu soruların ve daha fazlasının cevabı bu yazımızda sizlerle…
KEP Nedir?
Son günlerde daha fazla kişi tarafından merak konusu olan KEP kullanım avantajı ve kullanım şekli açısından merak ediliyor.
KEP sistemi, e-posta teknolojik altyapısının kullanıldığı, bunun yanında bir e-postanın gönderimine ve alımına dair ilgili kanıtların oluşturulup saklandığı sistemdir. Hukuken de geçerliliği bulunan bir e-posta iletim hizmeti niteliğine sahiptir. Bu sistem üzerinden resmi yazışmalar elektronik ortamda, mevzuata uygun, teknik olarak güvenli ve uluslararası standartlarda gerçekleştirilebilir.
KEP özellikle, PTT tarafından gönderilen e postanın alındığına dair delil oluşturuyor. Bu delilin sistemden takibinin mümkün olması, PTT tarafından alınan iletinin elektronik imza ile imzalanarak zaman damgası ile damgalanması gibi avantajları ile dikkat çekiyor.
KEP ile Standart E-Posta Arasındaki Farklar Nelerdir?
Günümüz dünyasında son derece yaygınlaşan e-posta kullanımında yer alan standart e-posta sistemlerinde karşılaşılan;
Standart e-posta içeriğinin değiştirilmesinin mümkün olması,Sınırlı sayıda ve de özellikte delil barındırması,İspat sorumluluğunun posta göndericisine ait olması,Zaman bilgisi açısından güvenli olmaması gibi sorunlar Kayıtlı Elektronik Posta sisteminde tamamen ortadan kaldırılmıştır.
Bu yönüyle KEP, elektronik postanın göndericisi olarak görünen kişi ya da kuruluş tarafından; gönderilip gönderilmediğinin,
Alıcıya ulaşıp ulaşmadığının,Ulaşma zamanının,Postanın alıcı tarafından okunup okunmadığının tespiti,İhtiyaç durumunda e-postaya yeniden ulaşılabilmesi gibi delil hizmetlerinin tamamını bünyesinde bulundurur.
Özetle KEP sayesinde;
Göndericinin teyidi,Alıcının teyidi,İçerikte değişme olmadığının teyidi,Gönderme ve alım zamanlarının teyidi tamamen güvenli olarak sağlanabilir.
KEP Sisteminin Sağladığı Faydalar
Resmi ve ticari işlemlerde dahil olmak üzere çok sayıda iş, işlem, ileti ve haberleşmenin tamamen elektronik ortamda ve güvenle yapılabilmesi sayesinde, Kayıtlı Elektronik Posta kullanımı ile;
Zamandan tasarruf,Maliyette azalma,Arşiv ve kağıt kazanımı,Hem resmi hem de ticari işlemlerin daha hızlı yapılabilmesi,
İş ve işlemlerin verimli ve güvenli yürütülebilmesi,Hukuki açıdan delil olarak kabul edilmesi,Doğanın ve çevrenin korunması,Koronavirüs pandemisinin etkisinin sürdüğü şu günlerde daha güvenli işlem yapılabilmesinin mümkün olması gibi çok sayıda fayda bir arada sağlanabilir.
KEP Nasıl Alınır?
KEP gelişmiş dünya ülkelerinde kullanımı oldukça yaygın olan, ülkemizde de her geçen gün daha çok kişi ve kurum tarafından tercih edilen, internet ortamında güvenli yazışma imkanı sağlayan bir e-posta sistemidir.
Dünya standartlarında olan bu sistemi kullanabilmek için PTT’ye başvuru gerekmektedir. Gerçek kişiler açısından KEP başvurusu için;
Nüfus cüzdanı,Pasaport ya da sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarasının da bulunduğu geçerli bir resmî belgenin bulunmasıGerçek kişiler için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formunun doldurulması gerekmektedir. Bu istenen belgelerle en yakın PTT Merkezinden KEP hesabı alınabilir.
KEP Hangi Alanlarda Kullanılabilir?
Yukarıda ayrıntıları ve avantajlarını belirttiğimiz Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, başta karşılıklı olarak elektronik posta, belge, başvuru gönderilmesinde, alınmasında ve cevaplanmasında kullanılır. Bunun yanında KEP ile;
Kamu kesimi resmi yazışmaları,Kamu ile özel kesim arasındaki resmi yazışmalar,Tüketici şikâyetlerinin ve taleplerinin alınması ve cevaplanması,Tacirler, işletmeler ve tüketiciler arası iletişim yanında ihtar ve ihbar gibi beyanlar,Elektronik fatura ve benzeri uygulamalar,Elektronik genel kurul – elektronik yönetim kurulu iş ve işlemleri gibi çok sayıda farklı yazışma, iletişim ve işlem güvenle yapılabilir.