Kanban, başlangıçta Toyota tarafından üretim sürecinde verimliliği artırmak için kullanılan bir yönetim felsefesidir. Japonca’da “görsel kart” anlamına gelen Kanban, görsel bir sistem olarak işleyen ve iş akışını optimize etmeyi hedefleyen bir yöntemdir.
Kanban sistemi, işin ne zaman başlayacağını, ne zaman tamamlanacağını ve hangi adımlardan geçeceğini gösteren kartlar veya tahtalar kullanır. Bu kartlar, işin durumu hakkında tüm ekip üyelerine bilgi vererek, işin akışını izlemeyi ve işleri organize etmeyi sağlar. Kanban, gereksiz envanteri azaltarak ve sürekli iyileştirmeyi teşvik ederek üretkenliği ve verimliliği artırmayı hedefler.
Kanban sistemi, sadece üretim süreçleriyle sınırlı değildir. Proje yönetimi, yazılım geliştirme, kişisel iş akışı ve hatta ev işlerini organize etmek gibi birçok farklı alanda başarıyla kullanılabilir. Kanban’ın esnek yapısı, kullanıcıların ihtiyaçlarına göre uyarlanabilmesini sağlar.
Kısacası, Kanban, görsel kartlar veya tahtalar kullanarak iş akışını izleyen ve optimize eden bir yönetim felsefesidir.
JIT felsefesi ile planlama çoğu zaman mümkün olmamaktadır. Bu sistemi işler hale getiren ilk olarak Amerika otomobil devi Ford olmakla birlikte Japon yaklaşımı ile başka bir boyuta taşınmıştır. Japon felsefesi olan kanban sistemi Ford sisteminden pek çok noktada ayrılmaktadır. Toyota üretim modelinin anahtar noktası olan bu teknik sonraki adımdan öncekini ‘Kanban’ kartları aracılığı ile haberdar etmek suretiyle fabrika içerisinde iletişim temelli bir düzen kurulmuştur.
Kanban tekniği nedir? Kanban Sistemi Nasıl Başarılı Olmuştur?
Bu tekniği diğer tekniklerden daha başarılı kılan şey ise bilgi akışını alt kademeden üst kademeye doğru sağlamalarıdır. Kartlardaki bilgi üç farklı içeriği barındırır. Üretim, nakliye ve sevkiyat alanlarında sipariş alınarak bu içerikler meydana gelir.
Kanban sistemi, görsel bir kart veya tahta kullanarak iş akışını izlemeyi ve optimize etmeyi hedefleyen bir yöntemdir. İşleri planlamak için Kanban sistemi aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- İlk olarak, yapmak istediğiniz işleri görsel olarak dökmeniz gereken bir alan oluşturun. Bu alan dijital bir ortamda veya fiziksel olarak masanız üzerinde olabilir.
- Kanban sistemi örneğini kullanarak işlerinizi üçe ayıracağınız bir tablo oluşturun. Bu tabloyu “Yapacaklarım”, “Şu an yapmaya devam ettiklerim” ve “Yaptıklarım” başlıklarıyla sınıflandırabilirsiniz.
- Planladığınız işleri ilk başlık altına ekleyin ve bitirme süresi gibi gerekli alt başlıklar oluşturarak detaylandırın. Bu şekilde planlarınızı daha küçük adımlarla daha kolay yönetebilirsiniz.
- İkinci başlık altında, aynı anda çalıştığınız tek bir işe odaklanabilmenizi sağlayacak şekilde sadece bir iş bırakın. Bu, kontrolü elinizde tutmanızı ve odaklanmanızı kolaylaştıracaktır.
- Son başlık olan “Yaptıklarım” altında, tamamladığınız işleri ve gereksinimlerini karşılayan işleri yazın. Bu başlık, ne kadar iş yaptığınızı görmek için kullanışlı olacaktır.
- Kanban sistemi kişisel gereksinimlerinize göre şekillendirilebilir. İhtiyaç duyduğunuz durumlarda yeni başlıklar eklemek veya tabloyu değiştirmek sizin tercihinize bağlıdır.
- İşlerinizin listesini yaparken, işleri detaylandırırken ve geriye kalan işlerinizi değerlendirirken bağlantıları kontrol etmek önemlidir. Bu sayede hangi işlerin birbirleriyle ilişkili olduğunu, önceliklendirmeniz gereken işleri ve ne kadar işiniz olduğunu tespit edebilirsiniz.
Kanban sistemi, görsel bir yöntem olduğu için planlama sürecinde size yol gösterici olabilir. İşleri sınıflandırarak, odaklanarak ve iş akışını izleyerek daha verimli bir şekilde planlama yapabilirsiniz.
Bunların hepsi üretim miktarını mümkün mertebe asgariye indirerek hızlı bir değişime tabi tutma hedefi ile hareket etmektedir. Kanban nedir sorusu bizi görsellendirilmiş ve sınırlandırılmış bir planlama yöntemine götürüyor. Kanban tekniği, bize zaman yönetimi açısından yol gösterici özelliktedir.
Kanban Tekniği İle Planlama
Öncelikle kafanızda düzenlemeyi planladığınız işleri görsele dökebileceğiniz bir alana ihtiyacınız olacaktır. Bu alan isterseniz dijital bir ortam üzerinde, isterseniz masanız üzerine yerleştirebileceğiniz bir tablo üzerinde oluşturulabilir. yapılacak işlerinizi, kanban sistemi örneğini kullanarak üçe ayırdığınız bir tablo ile düzenlemeye başlayacaksınız.
Zamanı üçe bölerek yapacak işlerinizi:
- Yapacaklarım,
- şu an yapmaya devam ettiklerim,
- yaptıklarım
diye sınıflandırmalısınız.
Kanban sistemi ile planlama nasıl yapılır?
Kanban sistemi, projelerin ve görevlerin yönetimi için etkili bir planlama aracıdır. İşte Kanban sistemi ile planlama adımları:
- Panoları Oluşturun: İlk adım, projenizin veya iş akışınızın aşamalarını temsil eden panoları oluşturmaktır. Örneğin, “Beklemede”, “Devam Ediyor” ve “Tamamlandı” gibi panolar olabilir.
- Görevleri Tanımlayın: Her panoda gerçekleştirilmesi gereken görevleri tanımlayın. Görevler mümkün olduğunca ayrıntılı ve net olmalıdır.
- Kartlar Oluşturun: Her görev için bir kart oluşturun. Kartlar, görevin adını, açıklamasını ve ilgili ayrıntıları içermelidir.
- Görevleri Sıralayın: Kartları ilgili panolara yerleştirin ve görevleri öncelik sırasına göre sıralayın. Böylece, hangi görevlerin önce tamamlanması gerektiğini belirleyebilirsiniz.
- İlerlemeyi İzleyin: Bir görevin ilerlemesini takip etmek için kartların durumunu güncelleyin. Kartları panolar arasında sürükleyip bırakarak görevlerin hangi aşamada olduğunu belirleyin.
- Sürekli İyileştirme: Kanban sistemiyle planlamanın en önemli yönlerinden biri, sürekli iyileştirme yapmaktır. İş akışınızı analiz edin, gecikmeleri ve sorunları belirleyin ve süreçlerinizi optimize etmek için uygun değişiklikleri yapın.
Kanban sistemi, projelerin takibini ve ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırır. Görevlerin durumlarını net bir şekilde görmek ve verimliliği artırmak için bu sistemi kullanabilirsiniz.
İlk oluşturduğunuz başlıkta bulunan işlerinizi, bitirme süresi ve gerekli alt başlıklar oluşturarak detaylandırırsanız eğer planlarınızı küçük adımlar üzerinden daha kolay yönetebilme imkânınız olabilir. İkinci oluşturduğunuz başlık, tek bir noktaya odaklanabilmenizi ve kontrolün sizde olmasını olacaktır. Listenize baktığınızda aynı anda çalıştığınız tek iş olup olmadığını görmenizi sağlayacaktır. Böylelikle odağınızı tek bir iş üzerinde tutarak daha başarılı olabilirsiniz.
Son başlığınız ise, artık bitirmiş olduğunuz ve gereksinimleri karşılayan işlerinizi yazdığınız kısım olacaktır. Kanban tekniği kişinin gereksinimlerine göre şekillendirilerek oluşturulan tabloya farklı başlıklar eklemeniz de mümkündür. Farklı başlıklara ihtiyaç duyup duymadığınıza işlerinizin listesini yaparak bu işleri detaylandırdığınızda başka işlerinizle bağlantısı olup olmadığına bakarak geriye kalan ne kadar işiniz olduğunu tespit ederek karar verebilirsiniz.